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6 mars 2023
Les 5 conseils incontournables pour démarrer un projet ERP
C’est décidé, votre entreprise se développe, se structure et nécessite désormais un ERP pour consolider et pérenniser cette phase de croissance. Avant de vous lancer, on vous délivre 5 conseils pour mettre toutes les chances de votre côté et bien démarrer un projet ERP.
Mettez tous vos collaborateurs dans la boucle
La mise en place d’une solution ERP est l’affaire de tous. Aussi, pour bien démarrer un projet ERP, il est primordial d’informer l’ensemble des collaborateurs/trices et de les consulter pour recueillir leurs remarques et besoins. À vous de diffuser un questionnaire et d’organiser des brainstormings et des réunions pour faire remonter un maximum d’informations de la part de tous les services (direction, production, achats, ventes, logistique, informatique, finances…). Cette phase de consultation permet d’identifier les personnels « moteurs » dans la démarche et de les rassembler au sein d’une équipe projet référente.
Rédigez obligatoirement un cahier des charges
Déployer un ERP est un projet suffisamment complexe pour ne pas partir tête baissée sans avoir rédigé au préalable, noir sur blanc, un cahier des charges ( lire : «L’importance du cahier des charges ERP »). Ce cahier des charges est la fondation de votre projet ERP. Il liste les besoins et les attentes, présente les spécificités de l’entreprise dans les détails et surtout définit les objectifs à atteindre. C’est ce document que vous remettrez à vos potentiels prestataires ERP au moment de la consultation.
Définissez un budget
Acquérir un ERP est un investissement pour lequel il faut nécessairement allouer un budget au-delà de vos dépenses informatiques courantes. Même si cet investissement sera rapidement rentable étant donné que la bonne utilisation d’un ERP permet un retour sur investissement assez rapide, il est tout de même nécessaire de budgéter un poste de dépense dédié avant de passer dans le vif du sujet et de consulter les possibles prestataires. Cette information doit bien entendu être inscrite dans votre cahier des charges.
Définissez un calendrier
Au même titre qu’il faut définir un budget, à vous de donner le tempo en arrêtant un calendrier précis et réaliste en fonction de la complexité du projet et de la taille de votre organisation. À titre informatif, pour une TPE, on compte en moyenne entre trois et six mois pour le déploiement d’un ERP (de la rédaction du cahier des charges à la formation des utilisateurs). Pour une PMI, on sera plutôt sur un cycle de 6 à 12 mois.
Définir une date butoir, décider de la période à laquelle le déploiement de l’ERP doit être effectué (si possible durant une période de « faible activité), mobiliser les relais internes directement impliqués en ayant le minimum de nuisance sur leur activité… Autant de décisions qui vous incombent et qui doivent être mentionnées dans le cahier des charges.
Choisissez le bon partenaire erp
Votre cahier des charges est rédigé. Votre budget et votre calendrier sont définis. C’est le moment de consulter votre futur prestataire. Comme vous l’avez sans doute constaté, de nombreux prestataires sont présents sur le marché de l’ERP. Des gros éditeurs mondiaux qui s’appuient sur un réseau d’intégrateurs aux éditeurs intégrateurs comme Imagina International, vous devez consulter et retenir le prestataire qui répondra le mieux à votre demande. Les équipes d’Imagina International, qui développent et intègrent les solutions ERP, sont à votre écoute pour étudier voter cahier des charges et vous présenter leur solution ERP lors d’une démo.